湖北职业技术学院纸质档案数字化操作规范
为规范学校纸质档案数字化工作，确保档案数字化质量和档案实体与信息安全，根据国家档案行业标准《档案服务外包工作规范DA/T 68-2020》、《纸质档案数字化规范DA/T 31-2017》、《档案数字化外包安全管理规范 档办发﹝2014﹞7号》和《湖北省纸质档案数字化操作规程 鄂档办﹝2014﹞56号》，制定本操作规范。
第一章总则
第一条 纸质档案数字化工作由档案馆负责实施与管理。
第二条 纸质档案数字化遵循“规范程序，严格监管，分步实施，安全第一”的原则，健全工作制度，明确工作责任，建立工作流程，应用先进技术，细化技术参数，完善工作台账，实施全程监管，分步有效推进，确保数字化质量和档案实体与信息安全。
第三条 数字化加工的纸质档案范围主要指档案馆馆藏的1951年建校以来的各门类档案（不包含会计档案）。
第四条 根据工作需要，纸质档案经批准可外包给数字化服务机构进行数字化加工。
第五条 纸质档案数字化外包的主要工作内容包括档案编目核对、档案数字化扫描、图像处理、数据挂接、实体档案拆还卷、数据质检等。
第六条 实施档案数字化项目，档案馆应指定专人作为项目负责人，并根据工作需要适当指派辅助人员，负责数字化工作中数字化服务机构、场所、设施、人员、实体档案、数据的管理，以及流程控制、质量监控、台账建设和安全管理。
第七条 纸质档案数字化加工应加强人防、物防与技防，必须保证档案安全，不得出现实体档案被涂改、抽换、损毁、丢失和档案信息外泄问题。
第二章 数字化服务机构选定与管理
第八条 采用外包方式进行档案数字化，应公开招标数字化服务机构。数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工项目，不存在违法违约行为、安全事故等不良记录。
第九条 选定数字化服务机构，应从数字化服务机构的企业性质、企业规模、保密资质、规章制度、员工构成、设备条件、既往业绩等方面综合评价其资质水平、技术与管理能力，注重质量与安全，不以服务低价简单评价。在同等条件下，应优先选用具有与档案数字化相关涉密资质的数字化服务机构。
第十条 数字化服务机构一经选定，签订外包服务会同有效服务期三年。由档案馆指定专人负责数字化服务机构履约行为的监管。
第十一条 数字化服务机构在有效服务期内应保持项目组工作人员的相对固定，必须与项目组工作人员签订劳动合同，对项目组工作人员进行保密审查。档案馆应要求数字化服务机构提供项目组工作人员身份证明、无犯罪记录证明、劳动合同、保密审查表备查。
第十二条 档案馆应指导数字化服务机构制订数字化安全保密管理、档案实体交接管理、数字化加工过程管理、数字化加工场所与设施管理、数字化成果验收与交接管理、存储介质管理、档案实体保护管理等规范与制度，并监督执行。
第十三条 数字化服务机构在数字化工作过程中形成的日志、记录等原始记录材料应移交档案馆，作为数字化项目台账档案进行管理。
第三章 数字化加工场所与设施管理
第十四条 档案馆固定一间独立用房作为数字化加工场所，场所应符合档案“八防”要求，配备数字化加工必需的扫描仪、计算机、局域网络设备，以及档案存放装具。
第十五条 数字化加工场所应安装足够的视频监控设备，保证对场所的监控无死角。档案馆应定期检查视频监控设备，保证其正常运行；定期查看视频记录，并做好安全检查记录；定期保存视频监控数据，保证数据自产生之日起保存不少于3个月。
第十六条 严禁未经批准将非数字化加工必需的照相机、摄像机、手机、录音机、录音笔、电脑、移动存储介质等电子设备带入数字化加工场所，严禁未经批准将数字化加工场所内的工作物品带出现场。数字化加工场所外设置储物柜，供工作人员进入数字化加工场所时存放私人物品。
第十七条 数字化加工场所严禁无关人员进入，数字化工作人员严禁在数字化加工场所内喝水、进食、吸烟等。
第十八条数字化加工场所禁止存放易燃、易爆物品，应配备适当的消防器材，严禁携带火种进入数字化加工场所。
第十九条 数字化加工计算机局域网必须与其它网络物理隔离，禁止使用无线设备。数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备必须对无线网卡、蓝牙、红外线、USB接口、光驱接口等信息输出装置和端口进行技术封闭，并定期进行检查。
第二十条 数字化加工设备和存储介质应专用，档案馆指定专人集中保管，投入数字化加工使用前和数字化加工完结后应逐一检查，登记管理，交由档案馆统一处置，不得与其他用途的设备和存储介质交叉使用，使用与检查情况应进行详细记录。
第二十一条 数字化加工形成的数据必须集中储存于局域网服务器内，档案馆指定专人使用专用移动存储设备定期对数据进行备份。
第二十二条 数字化服务机构确因数字化工作需要自带设备（不含存储介质）的，所有设备进场前必须经过检查，确保无安全漏洞，项目完成离场前也必须经过检查，确保数据清除干净并不可恢复。
第二十三条 数字化加工设备故障需要维修的，应检查并拆除存储介质，未经批准不得送出维修。数字化加工设备存储介质出现故障且数字化工作人员无法修复的，一般应作销毁处理并配备新的存储介质，确因存储重要数据需维修的，必须经过审批，并由档案馆工作人员现场监督。
第四章 数字化加工流程与技术标准
第二十四条 数字化加工流程的环节包括：数字化工作计划制订、待扫描案卷整理、目录数据清理与导出、数字化加工场所与设备检查、待扫描案卷出库与交接、拆卷处理、建立图像数据、数据检查、档案还原装订、档案实体检查、已扫描案卷交接入库、数据验收与交接、数字化加工设备检查与数据清理、数据整理与挂接。数字化加工各环节应作好时间与质量控制，形成数字化工作各类台账。
第二十五条 数字化扫描加工的技术要求：
1、所有档案均采用彩色模式进行扫描，纸质档案分辨率不低于300DPI；照片档案分辨率不低于600DPI。
2、一般应使用平板扫描仪进行扫描，未经批准不得使用馈纸式扫描仪进行扫描。
3、扫描文件存储格式：扫描图像原文件为JPG格式，图像合并后文件转为PDF格式，OCR二次识别。
4、扫描文件用档号命名。
5、扫描形成的JPG图像文件应进行旋转、纠偏、裁边和去污，去污处理只可去除扫描时产应的污点、污线、黑边，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹；
6、因档案原件不清晰致扫描图像不清晰的，应对图像文件进行清晰度、对比度处理，增加图像清晰度和辨识度。
第二十六条 数字化加工项目完成后，由档案馆组织技术人员验收，验收应达到以下标准：
1、档案实体状态100%不缺失、无损坏，装订还原差错率≤1%；
2、档案扫描：漏扫率≤0.2%。；
3、图像质量：图像质量情况完好率99%；
4、格式封装：文件夹、图像文件命名和文件夹分层的差错率均≤1%；
5、目录核对：档案条目信息查漏、查错全面准确，错漏率≤5%；
6、全文数据挂接：挂接正确率100%
第五章 数字化加工实体档案管理
第二十七条数字化加工调取档案出库必须进行出库登记，一次出库不得多于300卷（盒），移交数字化加工人员时必须办理交接手续。
第二十八条 进入数字化加工场所的档案应分类有序存放于档案柜内，不得随意堆放，已拆除装订的档案要用燕尾夹夹牢，严防散落、混淆。
第二十九条 为方便扫描可拆除原档案装订。还原时，仍按原装订单位（卷、件）装订。以件为单位装订的，根据档案厚度可使用直角装订法和三孔一线装订法还原装订，严防出现错装、漏装、倒页、装订不牢、装订压字等情况。
第三十条老化、有破损的档案，应修复后再进行装订还原。
第三十一条 档案扫描完成归还入库前，必须对照档案目录逐卷逐件进行检查，发现问题及时整改，确保档案齐全完整、装订完好、无破损，做好检查、交接与入库登记。
第六章 数字化工作台账管理
第三十二条 建立数字化工作台账，主要包括：数字化加工项目实施计划、数字化服务机构合同、数字化服务机构安全保密承诺书、数字化服务机构工作人员保密审查表、数字化服务机构项目实施记录、数字化工作流程单、工作质量与安全抽检单、实体档案出入库登记表、数字化加工项目验收单、数字化加工设备安全检查表等。所有台账由档案馆数字化加工项目负责人收集整理后归入相应全宗卷存档。
第三十三条 档案馆应监督与指导数字化服务机构建立健全工作台账，并定期对台账记录进行检查。
第七章 数字化加工应急管理
第三十四条 数字化加工项目实施过程中如发生火灾、档案丢失、数据外泄、存储介质丢失等重大事故，应按《湖北职业技术学院档案工作突发事故处置预案》立即启动应急管理，尽可能把事故损失与影响降到最低。
2、湖北职业技术学院档案数字化工作流程
在数字化加工项目中，整个数字化加工过程可以分提卷出库、档案查卷、数据录入、数据校对、文件扫描、图像处理、数据批量挂接、档案装订、总质检、还卷入库、光盘制作等12环节，每一卷档案以“档案数字化提卷及还卷记录清单”为开始，以“流程单”为过程跟踪，以“还卷单”为结束。流程示意图如下图所示：
（1）提卷：在本项目中，根据项目日产量，由提卷出库人员负责与档案管理人员一起从库房提取本次（为一个工作日）需要加工的档案实体，对提卷出库的档案实体进行逐卷清点，并在“档案数字化提卷及还卷记录清单”上填写相关信息，最后提卷出库人员与档案管理人员签字确认；
（2）查卷：在档案数字化加工项目中，档案查卷人员对所提案卷进行逐卷的检查核对，核对案卷中是否有卷内目录、备考表，并对拟扫描档案逐份进行鉴定，区分扫描件与非扫描件，以件整理或以件整理以及每卷出现的特殊情况做出备注。
（3）数据录入：从现行使用的档案管理系统中导出目录数据，按照《档案著录规则》(DA/T18—2022)、《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB34/T450—2004）等有关要求，规范目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等。如有错误或不规范的案卷题名、正题名、责任者、发文日期、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法。
（4）数据校对：数据质检人员利用参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件对已经录入的档案目录信息进行校对，如果发现错误就地进行修改，系统自动记载数据错误信息和改错过程信息。
（5）文件扫描：档案加工扫描档案文件正稿、附件、发文卡、传阅单、文件草稿、修改稿等。扫描分辨率选择≥300dpi；特殊情况下，如分辨率较差，可适当提高分辨率；需进行OCR识别的档案，选择300dpi。档案扫描彩色300dpiJPEG格式。扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面工程扫描仪，也可以采用小幅面扫描后进行图像拼接处理；同页有两个以上文件，需分别扫描。为保护档案原件，扫描单位尽量使用平板扫描仪扫描，对于现代档案纸张质量较好适合高速扫描的，必须事先征得用户同意，并做好记录；扫描时保证档案原件的安全，对于破损严重的病档，需要通知用户工作人员，进行登记和相应处理后，方可进行扫描。
（6）图片处理：应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像倾斜偏度不得大于1度，错误率≤1‰，档案图像版面要居中，错误率≤1‰。图像拼接处信息要完整，不得缺少任何信息。图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致。
（7）批量挂接：在本项目中，在对档案原件进行扫描、图像处理、图像质检合格后，需要建立档案目录信息与扫描图像文件的关联关系，数据挂接人员可以利用“圣合综合档案管理系统”中的“批量挂接”功能，根据文件的档号将目录数据与图像文件进行对接，建立档案目录信息与扫描图像文件的对应关系。
（8）文件质检：利用“圣合综合档案管理系统”中的“数据质检”功能，查看电子文件是否与条目一一挂接上，若出现漏挂或路径等问题，根据挂接报告提示查找相应问题并加以改正，最后以抽检的方式检查图像文件与数据挂接是否准确。发现对接错误的文件应做好记录，并通知有关人员及时进行改正。一个全宗的合格率未达到95%以上。
（9）装订：在本项目中，在对档案原件进行扫描、图像处理、图像质检后，档案装订人员需要对拆分的案卷或简化件进行逐卷、逐件的装订，所有装订的案卷要尽力按照原样进行恢复，要保证重新装订后的案卷不压字，装订完毕后的档案资料经过抽样质检验收合格后交还给用户档案管理人员进行装盒工作，装盒结束后，再由装订人员进行粘贴卷盒脊背信息，档案装订人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写档案装订相关信息。
（10）总质检：在本项目中，总质检人员利用“圣合综合档案管理系统”中的“总质检”功能，对案卷实体、图像文件以及目录著录信息进行抽检（包括案卷实体的装订情况、目录信息著录情况、图像文件、数据挂接情况、报表输出情况等）。确保扫描图像与实体原件对应的一致性、图像与索引数据对应的一致性。
在无特殊的要求时，案卷实体及图像文件以及目录著录信息分别按照总工作量的30%的比例进行抽检，抽检工作将按照阶段验收周期进行，每次抽检结束后必须出具《数字化项目实施数据质量抽检报告》；如在抽检的过程中有不合格现象时，必须将抽检问题记录在《数字化项目实施数据质量抽检报告》上，并将抽检报告在当天内反馈给纠错人员，并监督其在当天内完成纠错工作并再次提交成品数据给抽样质检人员进行复检。总质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写总质检相关信息（如质检人、质检时间等信息），同时利用“圣合综合档案管理系统”中的“总质检”功能，将对档案实体的总质检相关信息记载到系统中。
（11）光盘备份：在本项目中，通过验收通过后的数字化成果（索引目录/图像信息）进行数据的备份，我们将采用阶段性备份的方式进行，在每次阶段性验收后的10个工作日内，由项目经理（或者由项目经理指定人员）负责对本阶段验收的扫描文件进行备份。
1、备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。
2、备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份。备份存储的档案级光盘，严格控制光盘刻录数量，备份刻录盘两套，磁盘完整数据一套。
3、备份数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
4、备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好规范标签，以便查找和管理。
（12）还卷：在本项目中，根据项目日产量，由还卷入库人员负责与档案管理人员一起从加工场所提取所需要还入库房档案实体，对还卷入库的档案实体进行逐卷清点，并在“档案数字化提卷及还卷记录清单”上填写相关信息，最后还卷入库人员与档案管理人员签字确认。
