湖北职业技术学院档案数字资源管理制度
档案馆馆藏以部门归档的电子档案、数字化转化形成的数字档案及其目录数据为核心的档案数字资源，是学校档案资源的重要组成部分。为进一步规范档案数字资源管理，优化档案数字资源馆藏，做好档案数字资源利用，维护档案数字资源安全，特制订本制度。
第一章 档案数字资源接收
一、接收电子档案必须检查电子档案整理是否符合《电子文件归档与档案管理规范》（GB/T 18894-2016）要求，对于不合要求的，应向归档部门反馈并指导整改。
二、各归档单位离线、在线移交的电子档案由档案馆指定的档案管理人员负责接收；通过归档利用平台接收各部门在线移交的电子档案、OA业务系统所产生电子档案。
三、接收数字档案资源时，移交部门办理移交登记手续，应对接收档案数字资源的数量、容量、质量、检测情况等进行记录，形成归档台账。
第二章 档案数字资源检测
四、接收电子档案必须进行“四性”检测和载体检查，确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保载体完好可长期保存。
五、离线接收电子档案必须检查电子档案整理是否符合《电子文件归档与档案管理规范》（GB/T 18894-2016）要求，重点检查题名拟写是否正确、文件和文件夹电子目录是否完备，对于整理不合要求的，应向归档单位反馈并指导整改。
六、通过数字档案管理系统接收在线移交归档的电子档案，应进行“四性”检测和题名审核，确保电子档案文件与档案目录条目的一一对应。
七、通过中间库接收校务管理业务系统电子档案，应对电子档案元数据、条目著录字段数据采集的完整性、准确性进行检查。
八、接收数字化服务机构移交数字化转化的数字档案，应按《档案馆纸质档案数字化工作制度》进行质量检查验收，验收通过方可接收。
第三章 档案数字资源整理
九、传统载体档案的数字化管理应符合《纸质档案数字化规范》、《照片档案管理规范》、《录音录像档案数字化规范》等相关标准规范。
十、档案元数据应符合《照片类电子档案元数据方案》、《文书类电子文件元数据方案》《录音录像类电子档案元数据方案》相关要求。
第四章 档案数字资源管理
十一、档案数字资源库应充分考虑资源量的增长需求，保证能满足未来至少5年的存储空间，并应对实时在线运行的资源库采取双机热备机制。
十二、应建立完备的运维机制，保障档案数字资源依托的基础软硬件环境、核心业务系统、数据库系统、文件管理系统等正常运行。
十三、有需要的情况下，档案数字资源应进行必要的数据迁移和格式转换。
十四、档案数字资源应由专人管理，在进行数据迁移或格式转换时应履行审批程序并进行记录。
十五、对档案数字资源的重要操作应有系统日志记录，并至少保存5年。
十六、应按月、季度、年度对档案数字资源进行统计分析，也可根据业务需求，及时对档案数字资源进行统计分析。
十七、档案数字资源鉴定销毁按照GB/T 18894执行。
第五章档案数字资源存储
十八、档案数字资源接收进馆后，保存在档案馆局域网存储服务器上，并离线备份移动硬盘、光盘各一套。
十九、电子档案数据在保存期间应采用相应技术手段保持其原始性，防止被删除、篡改。
二十、档案备份硬盘及光盘应定期检测其可读性，因支持读取的软件升级、停用等原因致电子档案无法读取的，应对电子档案进行格式装换和迁移，保证其可读取。
二十一、存储电子档案的移动硬盘、光盘应定期检测其外观，防止其损坏而不可读取，如载体损坏，应及时用同类载体拷贝存储加以替代。
二十二、应建立存储载体定期检测台账，记录检测情况及处理详情，若载体出现损坏或需进行格式转化、迁移，则应及时上报档案馆领导统筹处理。
第六章 档案数字资源备份
二十三、档案数字资源应异质、异地多套备份。电子档案接收整理存储于服务器时应同步进行备份。
二十四、存储于服务器的电子档案，应制订备份策略，利用在线备份服务器进行热备份，还应用移动硬盘、光盘离线备份。
二十五、使用移动硬盘备份，一般定时增量备份。
第七章 档案数字资源利用
二十六、档案数字资源利用行为确保档案信息安全。
二十七、经鉴定可公开的数字档案，可利用档案馆网站、数字档案利用平台发布。
二十八、综合类档案数字资源利用由综合档案查阅室工作人员负责，各类目档案管理人员协助。
二十九、经鉴定可公开的档案数字资源，经学校档案鉴定、销毁工作领导小组批准，可利用档案馆网站、数字档案信息管理平台予以公开。
三十、档案数字资源利用一般应基于数字档案信息发布平台在线依权限利用，线下拷贝利用的应经过审批，做好载体使用的安全审计措施，保证档案数字资源使用过程可追溯。
三十一、档案数字资源线上、线下利用均应进行利用登记和统计。
